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常见问题

Q: 学生档案是什么?

A: 1.学生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等的文字记载材料,也通常称为学籍档案。

2.学生档案是学生毕业后人事档案的重要部分,是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。

Q: 毕业生档案有哪些材料?

A: 1.普通高中高考报名登记表

2.普通高考考生档案(各省考生档案不一)

3.高校毕业生登记表(含优秀毕业生登记表)

4.学生成绩单(含双学位)

5.学生情况卡、学籍表

6.学生体格检查表                                 

7.在校期间奖惩材料

8.团员材料,正式党员材料(我校预备党员材料不入档案,由学院密封后交个人携带)

9.全国普通高等学校毕业生就业通知书(《就业报到证》白色副联)

…….

Q: 学生档案有什么用?

A: 1.是考研、考公务员、考事业单位政审材料。

2.是家庭关系、入团入党、评审职称的历史依据。

3.是大城市落户、出国留学移居、计算工龄、住房补贴发放的重要凭证……

Q: 毕业后学生档案应去向哪里?

A: 1.考取公务员、事业单位或到国企单位就业的,由单位直接接收保管档案。

2.到私企外企,自由职业或灵活就业,以及未就业的应届高校毕业生,可以委托公共就业人才服务机构管理。

3.考取研究生的,档案去往所在就读高校或科研院所。

4.出国留学,档案一般存放在留学服务中心或人事代理机构,可转回生源地就业主管部门保管。

5.去基层或西部就业,档案转向就业单位所在地县级政府人事部门。

Q: 毕业后学生档案可以留在学校吗?

A: 毕业后学生档案原则上不能留在学校,具体咨询档案派遣部门(招生就业办、研究生管理部门)。

Q: 毕业生档案如何转递?

A: 1.毕业生离校后,校档案馆根据招生就业办提供的就业派遣方案转递毕业生档案,因地址不详的档案材料无法投递,因此,要求提供的档案接收单位地址、信息一定要准确、详细。

2.由于考虑到保密、安全、准确和快捷、时效性,我校毕业生档案通过邮政EMS学生档案专递通道转寄到档案接收单位。

Q: 如何找到自己的档案?

A: 毕业生档案可通过以下方式找到档案:

1.关注华东交通大学档案馆微信公众号,输入档案查询,即可查询学生档案派遣地,一般为生源地所在的教育局就业办、公共就业和人才服务中心以及大中专毕业生就业指导中心。一年内可通过EMS条形码单号查询学生档案去向。

2.电话咨询或前往档案馆现场咨询。地址:华东交通大学北区37栋1楼,电话:0791-87045486。

Q: 档案可以自带吗?

A: 1.毕业生档案一般不建议自带。

2.如有需要请咨询相关人事部门或档案托管部门同意,并在相应调档函上注明同意自带后来校档案馆办理。

Q: 档案可以存放个人手中吗?

A: 不可以。

1.中共中央组织部、人事部规定:人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人力资源和社会保障部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案,严禁个人保管人事档案。学生档案是学生毕业后人事档案的重要部分,不能放在个人手中保管。

2.学校将毕业生档案交给本人转递的,毕业生应尽快交给单位(未就业的毕业生交给户籍所在区县人才服务中心),避免滞留个人手中。

Q: 毕业生档案如何改派?

A: 1.一般来说,无特殊原因,毕业生不得随意办理档案改派。

2.如果确需改派,需咨询校招生就业办或研究生管理部门等档案派遣部门并征得同意后办理。校档案馆根据招生就业办或研究生管理部门等档案派遣部门提供的就业派遣信息转递毕业生档案。

Q: 怎么避免档案不知去向?

A: 1.毕业生要重视个人档案,积极、及时办理档案派遣手续。

2.提供的就业报到证的信息一定要与档案派往地信息一致,尽量准确、详尽。

3.档案派出后,要尽快与档案派往地核实,如有疑问及时与学校沟通联系。

Q: 档案成为“死档”情况?

A: 1、档案在自己手中超过两年的;

2、档案在自己手中开封了的;

3、未经档案接收单位同意擅自自带档案的;

4、档案去往无档案接收管理权限的单位、企业或部门等情况的,档案容易成为“死档”。

Q: 档案成为“死档”怎么办?

A: 1.补办存档手续。未超过择业期的毕业生去人才市场补办;超过择业期的,按非普通高校毕业生身份重新办理,具体咨询档案派遣部门。

2.档案在自己手上的,应尽快向人才服务机构咨询,若档案被打开,资料需向有关部门核实。

Q、学历、学位证书遗失怎么办?
A:本人携带有效身份证原件至档案馆开具相关证明。代理人前来办理,需出示委托人亲笔签名的授权委托书、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证原件。委托书上请写明委托人具体入学、毕业时间及所就读学院、专业及学号等相关个人信息。

Q、学信网上无相关学历学位信息?
A:因历史原因,部分学生,尤其是 1990 年之前的学生的相关学历学位信息无法在学信网上查询。此类学生,可携带有效身份证件原件及需认证的学历 / 学位证书清晰复印件来我馆进行学历学位认证。
1 、凭我馆开具的学历证明去:

“全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心”做相关认证

电话: 010-82332257

邮箱: xlrz@moe.edu.cn

相关流程请参照: http://www.chsi.com.cn/xlrz/201202/20120229/285400587.html

2 、凭我馆开具的学位证明去:

“教育部学位与研究生教育发展中心认证处”做相关认证

电话: 010-82379481 


Q: 在校生可以利用学生档案吗?

A: 可以。在校生改名、出国、报考军校等所需材料,学生可持学生证、身份证等证件到校档案馆查询、复印。

Q: 退学、转学后学生档案如何处理?

A: 1.持退学证明或转学证明和相关证件到校档案馆办理。

2.退学、转学后的学生档案一般自带,学校不负责邮寄。

特别提醒:自带的学生档案要尽快找档案托管单位代为保管,不要滞留个人手中。档案在个人手上不得拆封、涂改、丢失。

Q: 考公务员、事业单位、国企等需要政审怎么办?

A: 1.由所报考单位政审人员持介绍信和工作证,在学院辅导员等老师的带领下来校档案馆调阅该生档案。

2.所在单位不能来人的,由报考单位委托同类机构(如报考中国人民银行南京分行,可由中国人民银行南京分行委托中国人民银行南昌分行)工作人员或学生所在学院老师代为政审。

Q:档案利用接受电话委托吗?怎样办理?
A:我馆档案利用不接受电话委托,需要本人持身份证前来我馆办理,或者代理人持身份证以及授权委托书前来我馆办理。

Q、授权委托书要包含哪些内容?
A:委托人姓名、性别、出生年月、籍贯、就读时间、就读学院、就读专业、毕业时间、有无学位、被委托人姓名及其委托事宜、委托人亲笔签名及委托人身份证复印件等。此外,被委托人前来办理时需出示本人有效身份证原件。

Q、我需要高考成绩证明,怎么开?
A:如公安机关、安全局等特殊单位入职、户口落户、人事档案补遗及个别单位要求的学历学位认证辅助证明等,则开具录取花名册原件复印件。